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关于印发《广西工商职业技术学院公文处理规定》的通知
作者:缤纷活动令你眼花缭乱 来源:从视频中可以看出 发布时间:2009年06月10日 点击数:

 

关于印发《广西工商职业技术学院

公文处理规定》的通知

 

 桂商院〔200833

 

各部门、各单位:

    经院长办公会研究同意,现将《广西工商职业技术学院公文处理规定》印发给你们,请结合实际,认真贯彻执行。

 

 

                       广西工商职业技术学院

二○○八年一月二十五日

 

 

 

主题词行政工作  公文处理  规定  通知

抄送:学院领导

广西工商职业技术学院院长(党委)办公室   2008125日印发

(共印50份)

广西工商职业技术学院公文处理规定

第—章     

第一条  为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化,进一步提高公文处理的效率和质量,根据《广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则》、《广西壮族自治区粮食局公文处理规定》等有关规定,结合学院实际情况,制定本规定。

 第二条  本规定适用于学院的正式公文。其它有特殊需要的公文,按有关规定办理。

    第三条  本规定所指公文是学院为实施教育教学管理所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策、法律、法令、法规,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验,进行公务活动的重要工具。

第四条                各种公文必须符合党的方针、政策,符合国家法律、法令,

符合上级机关的指示、决定。

第五条            各部门、各单位要高度重视公文处理工作,应当指定专()职人员负责公文处理工作。改善办公手段,努力提高公文处理工作的效率和公文质量。

    第六条  公文处理要做到及时、准确、安全。公文由院长(党委)办公室(下称“办公室”)统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

    第七条  公文的处理必须严格执行国家保密法规及上级的保密制度,确保国家秘密安全。

    第八条  公文的处理必须遵照执行上级机关在报刊、公报上公开发表的有关法律、法规、规章、行政文件。

第二章  公文种类

    第九条  常用公文种类主要有:

    ()通知。

    转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布学院行政规章,传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项,任免和聘用干部,用“通知”。

    ()通报。

    通报计划执行情况,传达重要情况,表彰先进,批评错误,用“通报”。

()报告。

    向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复上级机关的询问,用“报告”。

    ()请示。

    请求上级机关给予指示、批准事项,用“请示”。

    ()批复。

    答复下级请示事项,用“批复”。

    ()函。

    与同级机关单位和不相隶属的机关单位之间商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等,用“函”。

    ()会议纪要。

记载、传达会议情况和议定事项,用“会议纪要”。有重要贯彻执行要求,可以“通知”形式下发。

(八)决定。

主要用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(九)公告。

主要用于向院内外宣布重要事项或者法定事项。

(十)意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

第三章  公文格式

第十条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。

(一)涉及国家秘密的公文应当分别标明密级和保密期限,其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。“绝密”、“机密”、“秘密”,注在公文首页右上角。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”,注在公文首页右上角。如既是秘密又是紧急,应先注紧急程度再注秘密等级。紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

    (三)发文机关标识应当使用发文单位全称或者规范化简称;联合行文,主办者应当排列在前。

    (四)公文应当视重要情况标明印刷顺序号即文件份数编号,注在公文首页左上角。

    (五)发文字号应当包括机关代字、年份、序号,置于公文首页发文机关标识域之下。联合行文,只标明主办者发文字号。

    (六)上报的公文,应当注明签发人、会签人姓名,标注在发文字号右侧适当位置。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

    (七)公文标题,位于发文字号标识域之下;一般应当标明发文机关;应当准确简要地概括公文的主要内容,并准确标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。批转和转发文件,一般应将批转或转发文件的标题全文录出,不能以文号代替标题,不应重复出现“通知的通知”等字样。会议通过的文件,应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。公文标题用2号小标宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。

(八)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范

化简称、统称;置于标题左下方,正文左上方,顶格写。

(九)公文如有附件,应当在正文之后注明附件顺序和名称。

    (十)公文除会议纪要外,应当加盖印章。落款处如盖印章,可不再写上发文单位名称。

(十一)成文时间,以领导签发的日期为准;联合行文,以最后签发领导的签发日期为准。电报,以发出日期为准。

    (十二)公文如有附注(需要说明的其他事项,如此件可登报),应当加括号标注。

    (十三)公文应当标注主题词,置于公文末页抄报、抄送、抄发栏上方;“主题词”3个字用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目之间应空一格;上报的文件,应当按照上级机关的要求标注主题词,一个文件用四至五个主题词为宜,最多不超过七个。主题词标引按《国务院公文主题词表》的使用说明处理。

(十四)公文抄报、抄送、抄发栏置于主题词下方、印发机关栏之上。对于主送单位以外需要了解公文内容的上级机关用“抄报”,同级机关和不相隶属机关用“抄送”,下级机关用“抄发”。

(十五)印发机关栏置于抄报、抄送、抄发栏下方,印发时间以送印日期为准。印发机关栏右下侧注明印发份数。

    (十六)公文应当标明公文张页的顺序编号,用阿拉伯数字标注在每一页公文的右或左下端。

    (十七)文字从左至右横写、横排。一般情况下,正文用3号仿宋体字,每页排22行,每行28个字。

    (十八)公文纸一般采用国际标准A4(210×297 ),左侧装订。有特殊需要的公文用纸,由办文单位根据实际需要办理。

第四章  行文规则

第十一条  行文应当确有必要,本着精简效能的原则,可发可不发的一律不发。能用电话等形式解决的就不要行文。

    第十二条  行文关系应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。

    第十三条  学院的行文范围如下:

(一)学院可以根据的职责范围和工作需要,向自治区编委、人事厅、财政厅、教育厅、粮食局等有对应领导业务各委、办、厅、局等上级领导机关或其相应的业务处室报送请示、报告;也可以向不相隶属的机关单位行文。

学院内设机构除办公室外不得对外正式行文。

(二)学院内设机构之间可以相互行文。

第十四条  根据“党政分开”的原则,学院的行政公文中,不应有向党的组织和党员作指示、布置任务的内容。如必须涉及党务的,应与学院党委联合行文。

    第十五条  向同级机关单位及不相隶属机关单位发送的公文,不得有指示性、规定性的内容。

    第十六条  一般不得越级请示。特别情况必须越级请示时,应当抄报被越过的上级机关。

    第十七条  “报告”中不得夹带请示事项。

    第十八条  上报上级机关的公文,一般只写一个上级机关,如需同时报送其它上级机关,可用“抄报”形式。

    第十九条  “请示”应当一文一事,除领导直接交办的事项外,不要直接送领导者个人。

第五章  公文办理程序

第二十条  公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

    第二十一条  收文处理。

(一)拆封、来文审核。凡送交学院的公文,均院长(党委)办公室签收、分拣、传递。除写明单位或个人收启外,均由办公室拆封,其他人员不得拆封。收到需要办理的公文,办公室应当进行审核。审核的重点:是否应由学院办理;是否符合办文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;文种使用、公文格式是否规范。

(二)登记。凡送交学院符合本规定的公文均由办公室登记、编收文号。

(三)分办、拟办、批办。办公室根据公文内容分办。一般性公文由办公室或直接转送有关处、室阅;重要文件(包括机要公文)由办公室提出拟办意见,再呈分管院领导或主要院领导阅批;紧急公文,要提出办理时限。公文批给两个以上部门或单位阅办时,要注明主办者。各部门、各单位送院领导阅批的文稿,除涉及人事安排、案件检查等属于保密阶段的材料或院领导直接交办的外,均由办公室统一处理,不得直接送院领导。

(四)传阅。对重要的、综合性的但无具体操作事项的公文,办公室可送分管院领导批示传阅或直接组织传阅。传阅的原则是急用先看,一般是主要领导、分管领导、相关部门或单位先看,然后再送其他部门和其他单位。院领导阅批的重要文稿,送办公室主任阅知后,再送办或存档。各传阅环节应在规定时限内传阅,通常在一天内将公文退回办公室。

(五)承办。凡需办理的公文,办公室应视公文的内容和性质,按照业务分工及时、准确地分送分管院领导批办。

公文批送承办部门或单位后,承办者应当按照领导批示意见抓紧办理,不得延误、推诿。紧急公文,随接随办;有期限规定的,按规定期限办理;一般文稿一天内要办完。问题较为复杂,期限内难以办结的,承办者应向办公室说明原因,并及时办理。对不属于本部门或本单位职责范围或者不宜由本部门或本单位办理的,应当及时退回办公室并说明原因。

 凡涉及其它部门、单位的问题,主办者应当主动与有关部门、单位协商、会签。会办单位一般应在收到会办文稿一天内给予会签并提出会办意见。

(六)催办查办。送院领导批示或者交有关部门办理的公文,办公室要负责催办、查办,做到紧急公文跟踪催办、查办,重要公文重点催办、查办,一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文,应当及时了解和反馈贯彻执行情况。

第二十二条  发文处理。

  ()拟稿。以学院名义发文,一般由内容涉及的部门或单位负责拟稿,或组织有关部门、单位共同拟稿。

草拟公文应当做到: 

1、符合国家的法律、法规,符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定,要切实可行,并加以说明。

2、情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,文字精炼,字词规范,标点准确,篇幅力求简短。

3、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职责和与主送机关单位的行文关系确定。拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。

5、文内使用非规范简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

 6、结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“()”,第三层

为“1、”,第四层为“(1)”。

 7、必须使用国家法定计量单位。

 8、公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、

惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

9、拟写的公文送审稿,必须附上相关的文件、法规或领导批示等材料。如有任务、指标等数字,拟文单位必须将数字如实、全部列报送审。

10、拟写的公文送审稿,如主送、抄报、抄送、抄发单位为有关单位的,拟文单位应附上收文单位的具体名称。

(二)核稿。拟写好的学院公文初稿,先由承办的部门或单位负责人核稿,修改把关,打印后送办公室审核。审核的重点是:是否需要行文;是否符合国家的法律、法规,符合党和国家的方针、政策及有关规定;是否符合实际,措施和办法是否切实可行;是否与有关部门、单位协商、会签;文字表述、文种使用、公文格式等是否符合《广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则》和本规定。     

经办公室审核,不需行文的或不需学院行文的,要提出意见并退回主办者;需行文的要及时送院领导审批签发。除特殊情况外,凡未经办公室审核而直接送院领导的文稿,院领导不予签发。

 起草的公文内容涉及两个以上部门或单位的职责范围,在文稿送审前或签发定稿时,有关部门或单位负责人应会商(签)后送审。

(三)签发。公文由学院领导签发。以学院党委或学院名义制发的重要文件,由书记和院长共同签发。上报公文、重要的或涉及面广的公文,必须由学院主要领导签发;属于分管领导职责范围内的公文,一般由该领导签发;如内容涉及到其他分管领导的,应先送其他分管领导审核或会签;分管领导外出,其分管业务的文稿为急件,由学院主要领导或学院主要领导委托的副职领导人签发,并由拟文单位将情况报告分管领导。经授权,有的公文可由办公室主任签发。

(四)编号登记。学院发文由办公室负责编号、登记,不同文件要分别编号。

(五)缮印。公文正式印制前应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范。根据公文所需份数和重要程度、时间要求选择缮印方式。

(六)校对。公文的校对由拟稿单位负责。为保证公文文字准确,不出错漏,一般情况下,经领导审核、签发后的文稿,除个别文字、标点符号外,校对人员不得随意更改文中的文字;确有明显错漏,要本着认真负责的态度,请示核稿人或签发人批准后更改。

(七)用印。印章应指定专人负责保管。监印人员盖印前要检查原稿上有无相关领导签字,落印骑年盖月,印章必须端正、清晰。

(八)封发。学院发文,一般情况下,由办公室装封,按照有关规定发送。

 第二十三条  传阅签批公文,要明确签署意见,并写上姓名和签批时间。审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。书写应工整、清楚。草拟、修改和签批的公文,必须符合存档要求。要用钢笔或毛笔和蓝、黑墨水,不得用铅笔、圆珠笔和红墨水及其它易褪色的墨水。不得在文稿装订线外书写。

第二十四条  各部门、各单位上报的公文,如有下列情况,学院可退回处理:

(一)内容不符合国家的法律、法规,不符合党和国家的方针、政策的;

 (二)不符合“党政分开”原则的;

 (三)无特殊情况和说明理由而越级请示的;

(四)属于各有关部门、单位职责范围内可以处理事项而要求以学院名义转发的;

(五)内容涉及有关部门、单位而未经与有关部门协商、协调,或协调不符合会签程序的;

 (六)一文多事,多头主报或有关部门、单位主要领导不签名的;

(七)文字、文稿不清和其它明显违反《广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则》和本规定的。

第二十五条  上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经学院领导或办公室主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制。

第二十六条  传递秘密公文,必须做好登记、签收,确保文件安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。 

第二十七条  请示、报告的处理。

(一)各部门、各单位上报的请示、报告的处理。

一般的请示、报告,由办公室根据其内容送分管院领导阅批;重要的请示、报告,由办公室送学院主要领导阅批。再由办公室根据批示情况送办或阅存。

凡涉及两个以上部门或单位业务内容的请示、报告,应由相关部门、单位协商取得一致意见后(意见协商后仍未统一的,应如实列出各方的意见),由部门、单位主要领导签字上报学院,由办公室按规定程序办理。

(三)学院上报上级机关(含有关主管部门,下同)的请示、报告的处理。 

以学院名义向上级机关的请示、报告,凡内容涉及到一个部门(或单位)的,由部门(或单位)负责拟写文稿;内容涉及到两个以上部门(或单位)的,由指定的一个部门(或单位)牵头负责拟写文稿,相关部门(或单位)会办,由办公室核稿后送学院主要领导或分管领导审签。

涉及到财务、人事、基建等重大事项的请示、报告,须经院党委会议或院长办公会议议定后由学院主要领导审签。

以学院名义向上级机关请示、报告的同一事项,口径必须一致,不允许学院内各部门、各单位擅自多头向上级机关请示、报告。受学院指派,具体负责经办请示、报告、汇报的有关部门(或单位),要及时将办理的进展情况报告学院主要领导或分管院领导。

上报公文形成后,由办公室根据公文内容、主送机关、紧急程度、报送份数等按有关规定办理。

第二十八条  凡属全院性文件及资料,要分送院领导并发至各部门、各单位。

第六章  公文立卷、归档和销毁

第二十九条  公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十条  公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映的主要工作情况,以便于保管和利用。

第三十一条  公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制机关证明章,视同正式文件妥善保管。

第三十二条  归档公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。需要清退的公文要及时清退。

第三十三条  不具备归档、存查价值的公文,经过鉴别和主管档案工作的负责人批准,可以销毁。销毁秘密公文,应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

第三十四条  机构合并时,全部公文应当随之合并管理。机构撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

    工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第七章   

第三十五条  本规定自发布之日起施行,由院长(党委)办公室负责解释。

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